Fond Knižnice Mateja Hrebendu je doplňovaný knižničnými jednotkami a inými informačnými dokumentami prostredníctvom objednávok z ponúk jednotlivých vydavateľstiev, nakladateľstiev, knižných distribútorov a kníhkupcov. Dôraz sa kladie hlavne na ponuky cenovo najvýhodnejšie, na profiláciu knižničného fondu a na požiadavky používateľov.
Fond knižnice netvoria len knihy, brožúry a periodiká, ale aj gramofónové platne, mapy a hudobniny.
Úlohou oddelenia knižnično-informačných fondov je nielen fond dopĺňať, ale aj spracúvať, akualizovať a ochraňovať.
V roku 1994 prešla knižnica na automatizované spracovanie knižničných jednotiek v programe SMARTLIB od jesene roku 1997 využíva automatizovaný knižničný systém LIBRIS. V súčasnosti knižnica pracuje v knižnično-informačnom systéme Clavius
Každá knižničná jednotka je opatrená knižničným štítkom s čiarovým číslom a prírastkovým číslom, ktorý slúži na identifikáciu dokumentu a elektromagnetickou ochranou.
Súčasťou knižničnej jednotky je aj katalogizačný záznam, ktorý pozostáva z hlavných údajov o popisovanej jednotke.
Knižnica buduje 3 druhy katalógov:
1) Služobný katalóg – obsahuje záznamy celého knižničného fondu a je určený pre pracovníkov knižnice.
2) Čitateľský katalóg:
• menný
• názvový
• systematický
• predmetový
Obsahujú len časť knižničného fondu príslušného oddelenia.
3) Revízny katalóg – slúži pre pracovníkov knižnice pri revízii ktorá poskytuje obraz o stave fondu, jeho úbytku a chybách v spracocvaní, o ochrane a dodržiavaní výpožičného poriadku.
Ale najvyužívanejší je katalóg strojový, v ktorom je možné vyhľadávať podľa deskriptorov a je navyše rýchly.
Keďže objem finančných prostriedkov na nákup knižničných fondov má každoročne odlišnú hodnotu, udržať jeho profiláciu a zároveň vyhovieť požiadavkám používateľov sa stáva čoraz náročnejším.
